Con el objeto de normalizar el servicio de mensajería y lograr la entrega de la correspondencia en forma oportuna y responsable, es necesario que los empleados de la institución soliciten y tramiten por intermedio del Centro de Documentos todos los servicios oficiales de mensajería que requieran y se abstengan de utilizarlos directamente para diligencias personales.
Mensajería interna
Para acelerar y normalizar la tramitación de la correspondencia y documentos dentro de las oficinas de la institución se contará con los servicios de un empleado, quien tendrá un ciclo de recorrido por todas y cada una de las oficinas, el cual cumplirá periódicamente a determinada hora todos los días así:
*Se tendrán dos carpetas plásticas de distinto color debidamente
marcadas con los nombres de todas las dependencias de la institución,
las cuales se rotarán para entrega y despacho de correspondencia.
Mientras una permanece en las oficinas en un lugar predeterminado para
empacar lo que sale, la otra estará en el Centro de Documentos para
tramitación de la documentación; el proceso de intercambio se hace en los
recorridos internos. Con el fin de dar más agilidad y mejorar el servicio, la
correspondencia entregada al empleado en sus recorridos, debe ser
relacionada previamente en el documento “Control entrega diaria de
Correspondencia Interna”, el cual es introducido en las carpetas de
plástico y constituye el soporte fundamental como respaldo en caso de
extravío o pérdida de documentos ayudando a establecer las
responsabilidades por tales hechos.
*Para el control del tránsito de documentos entre las diferentes oficinas,
sin que requiera radicación por parte del Centro de Documentos, el
empleado dispone del formulario “Control entrega diaria de
correspondencia”, que deberá firmarse en constancia de envío y recibo,
por parte de las dependencias involucradas, al momento de prestarles el
servicio.
Operación y trámite del servicio de mensajería internaEl servicio de mensajería operará en la siguiente forma:
*El Centro de Documentos tendrá un casillero con compartimientos
debidamente marcados para cada código de dependencias, en donde
reposarán los documentos destinados a él (correspondencia interna,
externa, recibida, despachada y la personal).
*Una vez que el responsable en el Centro de Documentos haya
numerado, registrado y clasificado la correspondencia y los demás
viernes, 17 de septiembre de 2010
FUNCIONES QUE DEBE CUMPLIR UN AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA
* Los empleados de la institución deben abstenerse de recibir, atender o despachar directamente documentos que no hayan sido previamente radicados en el Centro de Documentos.
* A las facturas, cuentas de cobro, ofertas, cotizaciones se les pondrá el sello de recibido con la fecha respectiva, y se numerarán. Las tarjetas de invitación, revistas, suscripciones, invitación a seminarios se les colocara sello de recibido, se registrarán en la planilla entrega diaria de correspondencia al igual que la que ingresa a título personal, no se radicarán.
* La correspondencia de la institución, en todas sus manifestaciones, se considera confidencial. Por consiguiente, está prohibido facilitar o comentar a particulares los documentos institucionales. Cualquier información se dará por intermedio o con autorización del empleado competente y oficina productora del documento
* Se recomienda a los empleados no utilizar la dirección de la entidad como remitente de su correspondencia particular. Esta medida busca mantener la mayor agilidad posible en el trámite de la documentación de la institución y evitar el riesgo de abrir correspondencias personales. EL acuerdo 060 de 2001, establece que la oficina de correspondencia no está obligada a dar trámite a la correspondencia personal.
* Con el propósito de imprimir la mayor agilidad posible a la marcha de los asuntos oficiales, debe darse respuesta a las comunicaciones dentro del menor tiempo, sin exceder los términos legales. Cuando por alguna circunstancia la respuesta deba demorarse más de cinco días, se enviará oficio para acusar recibo y aclarar la circunstancia que origina la demora y posible fecha de respuesta.
* La atención y respuesta de comunicaciones que lleguen, lo mismo que los conceptos expresados en ellas, son responsabilidad de los empleados autorizados para firmar la correspondencia, según su competencia.
* A las facturas, cuentas de cobro, ofertas, cotizaciones se les pondrá el sello de recibido con la fecha respectiva, y se numerarán. Las tarjetas de invitación, revistas, suscripciones, invitación a seminarios se les colocara sello de recibido, se registrarán en la planilla entrega diaria de correspondencia al igual que la que ingresa a título personal, no se radicarán.
* La correspondencia de la institución, en todas sus manifestaciones, se considera confidencial. Por consiguiente, está prohibido facilitar o comentar a particulares los documentos institucionales. Cualquier información se dará por intermedio o con autorización del empleado competente y oficina productora del documento
* Se recomienda a los empleados no utilizar la dirección de la entidad como remitente de su correspondencia particular. Esta medida busca mantener la mayor agilidad posible en el trámite de la documentación de la institución y evitar el riesgo de abrir correspondencias personales. EL acuerdo 060 de 2001, establece que la oficina de correspondencia no está obligada a dar trámite a la correspondencia personal.
* Con el propósito de imprimir la mayor agilidad posible a la marcha de los asuntos oficiales, debe darse respuesta a las comunicaciones dentro del menor tiempo, sin exceder los términos legales. Cuando por alguna circunstancia la respuesta deba demorarse más de cinco días, se enviará oficio para acusar recibo y aclarar la circunstancia que origina la demora y posible fecha de respuesta.
* La atención y respuesta de comunicaciones que lleguen, lo mismo que los conceptos expresados en ellas, son responsabilidad de los empleados autorizados para firmar la correspondencia, según su competencia.
PASOS DEL PROCESO TÉCNICO DEL RECIBO DE DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA
La función de recepción de documentos consta de cuatro pasos básicos: el recibo propiamente dicho, la radicación, el registro y la distribución o reparto.
Recibo: la documentación es recibida de forma directa, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
*Correspondencia externa
* Correspondencia interna
* Folletos, publicaciones, paquetes
* Correspondencia personal
* Correspondencia confidencial de carácter institucional
El objeto de esta clasificación es continuar con el segundo paso que es la radicación.
Radicación: consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente.
Otros pasos en la radicación es colocar la fecha en el cual se recibe el documento. Esta información es importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y propiedad de la comunicación y, en muchos casos, la entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación y, en muchos casos la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la de la recepción.
Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta en varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, número de radicación, etc.
Cuando no es así el registro deberá llevarse manualmente, para lo cual debe diseñar su formato que permitirá tener la información sobre la correspondencia que se recibe y se radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: numero de registro, fecha de elaboración y recibo, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata.
Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:
* No radicar la correspondencia personal
* Colocar la fecha de recibo
* Devolver sin abrir la correspondencia que por error llegue a esta oficina
* Hacer las observaciones pertinentes en el radicador, cuando las comunicaciones llegan sin firma.
*Verificar que los anexos enunciados estén completos.
Distribución o reparto: el último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparo. Uno de los procedimientos mas prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos, según el caso donde se organiza la correspondencia que se recibe.
Recibo: la documentación es recibida de forma directa, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
*Correspondencia externa
* Correspondencia interna
* Folletos, publicaciones, paquetes
* Correspondencia personal
* Correspondencia confidencial de carácter institucional
El objeto de esta clasificación es continuar con el segundo paso que es la radicación.
Radicación: consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente.
Otros pasos en la radicación es colocar la fecha en el cual se recibe el documento. Esta información es importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y propiedad de la comunicación y, en muchos casos, la entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación y, en muchos casos la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la de la recepción.
Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta en varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, número de radicación, etc.
Cuando no es así el registro deberá llevarse manualmente, para lo cual debe diseñar su formato que permitirá tener la información sobre la correspondencia que se recibe y se radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: numero de registro, fecha de elaboración y recibo, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata.
Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:
* No radicar la correspondencia personal
* Colocar la fecha de recibo
* Devolver sin abrir la correspondencia que por error llegue a esta oficina
* Hacer las observaciones pertinentes en el radicador, cuando las comunicaciones llegan sin firma.
*Verificar que los anexos enunciados estén completos.
Distribución o reparto: el último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparo. Uno de los procedimientos mas prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos, según el caso donde se organiza la correspondencia que se recibe.
martes, 14 de septiembre de 2010
ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
Elementos para recibo y despacho de correspondencia:
SELLO DE RELOJ: SELLO DE RELOJ: Imprime automáticamente la fecha y la hora de recibo de la comunicación.
NUMERADOR: Imprime manualmente el número consecutivo de recibo de cada comunicación en forma ascendente hasta 99.999
Plantilla de registros y control de correspondencia recibida y despachada: En esta planilla se anotan los principales datos de la comunicación recibida y radicada para ser despachada a su destino.
CASILLEROS: Están debidamente identificados por los funcionarios de la sección de correspondencia y archivo para facilitar la distribución de la correspondencia.
FECHADOR
TULAS
FUELLES: Sirve para la distribución de la correspondencia, cada bolsillo del fuelle está identificado por el código de la dependencia, con el fin de conservar los documentos de las oficinas productoras que es recibida por los mensajeros de archivo en sus respectivos recorridos.
SELLO DE RELOJ: SELLO DE RELOJ: Imprime automáticamente la fecha y la hora de recibo de la comunicación.
NUMERADOR: Imprime manualmente el número consecutivo de recibo de cada comunicación en forma ascendente hasta 99.999
Plantilla de registros y control de correspondencia recibida y despachada: En esta planilla se anotan los principales datos de la comunicación recibida y radicada para ser despachada a su destino.
CASILLEROS: Están debidamente identificados por los funcionarios de la sección de correspondencia y archivo para facilitar la distribución de la correspondencia.
FECHADOR
TULAS
FUELLES: Sirve para la distribución de la correspondencia, cada bolsillo del fuelle está identificado por el código de la dependencia, con el fin de conservar los documentos de las oficinas productoras que es recibida por los mensajeros de archivo en sus respectivos recorridos.
ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
Elementos para recibo y despacho de correspondencia:
SELLO DE RELOJ: SELLO DE RELOJ: Imprime automáticamente la fecha y la hora de recibo de la comunicación.
NUMERADOR: Imprime manualmente el número consecutivo de recibo de cada comunicación en forma ascendente hasta 99.999
Plantilla de registros y control de correspondencia recibida y despachada: En esta planilla se anotan los principales datos de la comunicación recibida y radicada para ser despachada a su destino.
CASILLEROS: Están debidamente identificados por los funcionarios de la sección de correspondencia y archivo para facilitar la distribución de la correspondencia.
FECHADOR
TULAS
FUELLES: Sirve para la distribución de la correspondencia, cada bolsillo del fuelle está identificado por el código de la dependencia, con el fin de conservar los documentos de las oficinas productoras que es recibida por los mensajeros de archivo en sus respectivos recorridos.
viernes, 10 de septiembre de 2010
NORMAS TÉCNICAS PARA LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Comunicación Interna:
Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.
Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.
Juego de Correspondencia:
El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:
Dependencia responsable.
(Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.
RADICACIÓNEs el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de Entradas La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.
OFICIAL.
Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.
CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.
No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación InternaEs la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.
MEMORANDOS.
Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
OFICIOS INTERNOS.Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
Radicación Externa
OFICIOS EXTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.
MENSAJERÍA
El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información. Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.
Mensajería Externa:
El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.
Los mensajeros motorizados, es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.
Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.
Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.
Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.
Juego de Correspondencia:
El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:
Dependencia responsable.
(Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.
RADICACIÓNEs el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de Entradas La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.
OFICIAL.
Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.
CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.
No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación InternaEs la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.
MEMORANDOS.
Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
OFICIOS INTERNOS.Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
Radicación Externa
OFICIOS EXTERNOS.
Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.
MENSAJERÍA
El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información. Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.
Mensajería Externa:
El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.
Los mensajeros motorizados, es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.
Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.
NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004) “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados” EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
•
ACUERDO 016 (MARZO 8 DE 2002) Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio. El Consejo Directivo.
•
ACUERDO No. 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos.
ACUERDO No. 008 (Octubre 18 de 1995) “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ordenada por el Decreto.
•
ACUERDO No. 006 (febrero 07 de 1996) “Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación” LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN En uso de sus facultades.
COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema.
•
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS
NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
•
NTC 4080: .Micrografía. ...
(Clasificación, ordenación, descripción), se adelantan en la dependencia llamada de CLASIFICACION Y DESCRIPCION, en concordancia con la normatividad vigente. Tal es el caso de la utilización de la Norma.
COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema.
•
Clasificación y Descripción
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.
En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.
Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas
LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.
Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
ACUERDO 060-2001
ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
•
ACUERDO 016 (MARZO 8 DE 2002) Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio. El Consejo Directivo.
•
ACUERDO No. 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos.
ACUERDO No. 008 (Octubre 18 de 1995) “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ordenada por el Decreto.
•
ACUERDO No. 006 (febrero 07 de 1996) “Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación” LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN En uso de sus facultades.
COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema.
•
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS
NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
•
NTC 4080: .Micrografía. ...
(Clasificación, ordenación, descripción), se adelantan en la dependencia llamada de CLASIFICACION Y DESCRIPCION, en concordancia con la normatividad vigente. Tal es el caso de la utilización de la Norma.
COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema.
•
Clasificación y Descripción
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.
En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.
Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas
LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.
Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
ACUERDO 060-2001
ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
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