viernes, 17 de septiembre de 2010

PASOS DEL PROCESO TÉCNICO DEL RECIBO DE DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA

La función de recepción de documentos consta de cuatro pasos básicos: el recibo propiamente dicho, la radicación, el registro y la distribución o reparto.

Recibo: la documentación es recibida de forma directa, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
*Correspondencia externa
* Correspondencia interna
* Folletos, publicaciones, paquetes
* Correspondencia personal
* Correspondencia confidencial de carácter institucional
El objeto de esta clasificación es continuar con el segundo paso que es la radicación.
Radicación: consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente.
Otros pasos en la radicación es colocar la fecha en el cual se recibe el documento. Esta información es importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y propiedad de la comunicación y, en muchos casos, la entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación y, en muchos casos la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la de la recepción.
Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta en varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, número de radicación, etc.
Cuando no es así el registro deberá llevarse manualmente, para lo cual debe diseñar su formato que permitirá tener la información sobre la correspondencia que se recibe y se radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: numero de registro, fecha de elaboración y recibo, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata.
Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:
* No radicar la correspondencia personal
* Colocar la fecha de recibo
* Devolver sin abrir la correspondencia que por error llegue a esta oficina
* Hacer las observaciones pertinentes en el radicador, cuando las comunicaciones llegan sin firma.
*Verificar que los anexos enunciados estén completos.
Distribución o reparto: el último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparo. Uno de los procedimientos mas prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos, según el caso donde se organiza la correspondencia que se recibe.

4 comentarios: