LABORES Y RESPONSABILIDADES DE MENSAJERIA EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

Con el objeto de normalizar el servicio de mensajería y lograr la entrega de la correspondencia en forma oportuna y responsable, es necesario que los empleados de la institución soliciten y tramiten por intermedio del Centro de Documentos todos los servicios oficiales de mensajería que requieran y se abstengan de utilizarlos directamente para diligencias personales.

Mensajería interna

Para acelerar y normalizar la tramitación de la correspondencia y documentos dentro de las oficinas de la institución se contará con los servicios de un empleado, quien tendrá un ciclo de recorrido por todas y cada una de las oficinas, el cual cumplirá periódicamente a determinada hora todos los días así:

*Se tendrán dos carpetas plásticas de distinto color debidamente
marcadas con los nombres de todas las dependencias de la institución,
las cuales se rotarán para entrega y despacho de correspondencia.
Mientras una permanece en las oficinas en un lugar predeterminado para
empacar lo que sale, la otra estará en el Centro de Documentos para
tramitación de la documentación; el proceso de intercambio se hace en los
recorridos internos. Con el fin de dar más agilidad y mejorar el servicio, la
correspondencia entregada al empleado en sus recorridos, debe ser
relacionada previamente en el documento “Control entrega diaria de
Correspondencia Interna”, el cual es introducido en las carpetas de
plástico y constituye el soporte fundamental como respaldo en caso de
extravío o pérdida de documentos ayudando a establecer las
responsabilidades por tales hechos.

*Para el control del tránsito de documentos entre las diferentes oficinas,
sin que requiera radicación por parte del Centro de Documentos, el
empleado dispone del formulario “Control entrega diaria de
correspondencia”, que deberá firmarse en constancia de envío y recibo,
por parte de las dependencias involucradas, al momento de prestarles el
servicio.

Operación y trámite del servicio de mensajería internaEl servicio de mensajería operará en la siguiente forma:

*El Centro de Documentos tendrá un casillero con compartimientos
debidamente marcados para cada código de dependencias, en donde
reposarán los documentos destinados a él (correspondencia interna,
externa, recibida, despachada y la personal).

*Una vez que el responsable en el Centro de Documentos haya
numerado, registrado y clasificado la correspondencia y los demás