* Los empleados de la institución deben abstenerse de recibir, atender o despachar directamente documentos que no hayan sido previamente radicados en el Centro de Documentos.
* A las facturas, cuentas de cobro, ofertas, cotizaciones se les pondrá el sello de recibido con la fecha respectiva, y se numerarán. Las tarjetas de invitación, revistas, suscripciones, invitación a seminarios se les colocara sello de recibido, se registrarán en la planilla entrega diaria de correspondencia al igual que la que ingresa a título personal, no se radicarán.
* La correspondencia de la institución, en todas sus manifestaciones, se considera confidencial. Por consiguiente, está prohibido facilitar o comentar a particulares los documentos institucionales. Cualquier información se dará por intermedio o con autorización del empleado competente y oficina productora del documento
* Se recomienda a los empleados no utilizar la dirección de la entidad como remitente de su correspondencia particular. Esta medida busca mantener la mayor agilidad posible en el trámite de la documentación de la institución y evitar el riesgo de abrir correspondencias personales. EL acuerdo 060 de 2001, establece que la oficina de correspondencia no está obligada a dar trámite a la correspondencia personal.
* Con el propósito de imprimir la mayor agilidad posible a la marcha de los asuntos oficiales, debe darse respuesta a las comunicaciones dentro del menor tiempo, sin exceder los términos legales. Cuando por alguna circunstancia la respuesta deba demorarse más de cinco días, se enviará oficio para acusar recibo y aclarar la circunstancia que origina la demora y posible fecha de respuesta.
* La atención y respuesta de comunicaciones que lleguen, lo mismo que los conceptos expresados en ellas, son responsabilidad de los empleados autorizados para firmar la correspondencia, según su competencia.
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